相手が不在のとき

「それでは、〇時頃にまたお電話します」

電話を掛けた相手が不在のとき、応対には2つのパターンが考えられます。

①こちらからまた電話をかける旨を伝える

ビジネスシーンにおいて、「お電話させていただきますが」と言われても

「ありがとうございます。お手数ですので、こちらからお電話させていただきます。」

とお礼を言ってお断りしましょう。そして

「恐れ入りますが、何時頃にお戻りになられますか？」

と帰社時間を聞き

「それでは、こちらからあらためて、その頃にご連絡差し上げます。」

と言って、再度電話を掛けましょう。

②折り返し電話をお願いする

何度か電話したものの、相手が忙しく、なかなか電話がつながらない場良い、または帰社時間がまったく分からない場合などは、相手の電話を待った方が賢明です。

「大変お手数ですが、お戻りになりましたらお電話くださるよう、お伝えいただけますか？」

と頼んでから、こちらの名前と連絡先を伝えましょう。

不在の相手に再度電話したとき、受け手が同じ人ということもあります。名乗るときは

「先程お電話しました○○社の○○でございます。」

と言いましょう。取り付けでもらう時も

「営業部の○○様はお戻りになられたでしょうか？」

と聞くのが自然です。

このときに、担当者が帰社していれば問題ありませんが、まだ帰社していないという場合もあります。

そのときは、帰社予定時間を確認し、

「またこちらからお電話させて頂きます。」

と言ってから、確認した帰社予定時間にかけ直しましょう。

3回目以降の電話では、名乗ったあと

「何度も申し訳ございません。」

など、お詫びの言葉を伝えるようにしましょう。

何度も電話していると、受け手のほうから「○○が戻りしだい、こちらからお電話させていただきます。」と提案してくれることもあります。

このようなときは、素直に

「ご面倒をおかけしますが、どうぞよろしくお願い致します。」

と折り返し電話をお願いしましょう。

相手に悪いと思うかもしれませんが、何度も電話するよりは、取り次ぐ人に負担を掛けずに済みます。