ビジネス電話で「たらい回し」は厳禁！！

ビジネス電話でのたらい回しは絶対に避ける

お問い合わせで電話したら、担当者につながるまで、いろんな部署へたらい回しにされた・・・

こうした行為は会社のイメージを下げることになります。

特に、商品を購入した顧客のばあいなどは「もうこの会社から商品は買わないようにしよう。」と顧客離れの原因にもなります。

このような「電話のたらい回し」は、どのようにしたら避けられるのでしょうか・・・

相手に名指し人がいれば通常通り取り次げますが、相手が「商品について聞きたい」といったばあいなどは、こちらで担当部署と担当者の見当をつけなければなりません。

担当者に迅速に取り次ぐときには、まず相手の用件をよく聞くことが大切です。

ひと言で「商品についてききたい」といっても、その内容が操作方法を知りたいのか、それとも故障があったかなどで取り次ぐべき担当者は変わってきます。

確実に担当者へつながるように、最初の用件は具体的に聞いておきましょう。

その後、該当する担当者へ取り次ぐときには、用件の内容も一緒に伝えます。何も言わずに取り次ぐと、相手はもう一度同じ話をしなければなりません。

また、該当する担当者が不在のときには、折り返し電話させる旨を伝え、連絡先を聞いておきます。

このときも用件の内容が担当者に伝わるように、メモや伝言でしっかりと対処しましょう。