折り返しの電話を頼まれた時のビジネス電話の対応

相手に、「名指し人が戻ったら電話してほしい」と折り返し電話を頼まれたときに、大切なのは「連絡先を名指し人は分かっているだろう」と思わずに、必ず相手の連絡先を聞くことです。

もしも、相手が社名と名前だけを告げて電話番号を言わない場合には、こちらかから

「恐れ入りますが、念のため、お電話番号をお聞きしてもよろしいでしょうか？」

と聞きましょう。

また、中には名前を告げても社名を名乗らない人もいます。

これもトラブルの元になりますので、必ず社名も確認しましょう。その際には

「恐れ入りますが、会社名もお聞かせいただけますでしょうか？」

と聞きましょう。

そして、聞き取り終わったら必ず復唱して確認を取ります。

「確認のため、復唱させて頂きます。お電話番号○○○ー○○○○ー○○○○、○○者の田中様でいらっしゃいますね」

このように復唱し、間違いがないか確かめます。

このとき、相手の都合を聞き、名指し人に伝えるのも良いでしょう。

「恐れいりますが、何時くらいまで御社にいらっしゃいますか？」と尋ねれば、

「20時までは社におります。」と相手は自分の都合を伝えてくれます。

最後に「かしこまりました。私、山田が承りました。○○（名指し人）が戻りましたら、田中様にお電話を差し上げるよう申し伝えます。」

と相手に折り返し電話の約束をしましょう。