ビジネス電話をかける時の手順

掛ける前にスムーズな電話のための準備をする

電話を受けるときと違い、自分が電話を掛けるときには事前に準備する事が出来ます。しっかり準備してから掛ければ、途中で慌てる事もなくなります。

まず確認するのは先方の社名、担当者の名前と部署名です。電話が代表電話につながる会社では、違う部署に同じ名前の人が複数いる場合があります。

名前を覚えていても、部署名を忘れると正しく取り次いでもらえないことも多いので、名刺をもっている相手なら、目の前に置いておくと安心です。

ビジネスシーンにおいては、電話で会話しながらメモを取る事も多いので、筆記用具とメモはすぐに書き付けられる場所に用意しましょう。

また手帳やカレンダーなど、スケジュールと日時が分かるものもすぐに確認できる場所に置いておいたほうがいいでしょう。

電話の内容や用件も、あらかじめ頭の中で整理しておきます。用件が多い場合や忘れてはいけない事項があれば、簡単に書いておきましょう。必要な書類や資料があるのなら、手元に用意しておきます。

電話を掛ける前に用件をまとめておくということは、スムーズに電話が出来るだけでなく、簡潔に話すことで通話時間を短くし、コストを抑える効果もあります。

準備が整ったら、電話を掛ける前に「掛けてもいい時間かどうか」をもう一度確認してください。

急ぎの用件でない限り、始業時間直後は朝礼やミーティングなどで忙しい時間ですから、若干時間をずらしておいたほうが賢明です。また、昼食時も電話は控えたほうがいい時間です。

電話を受けてもらうという事は、相手が自分の仕事を中断し、こちらに合わせてくれている事でもありますから、掛けてもいい時間を見計らうという配慮は必要です。

電話を掛けて、相手が出たらまず

「いつもお世話になっております。」

の挨拶を続けて、自分の社名と名前を名乗り、名指し人の名前を告げて取り次ぎをお願いします。

名指し人が出たら、もう一度挨拶してから名乗りましょう。

このとき、相手に時間があるのか、それとも取り込み中なのか分かりません。

用件を伝える前に、必ず

「いま、お時間よろしいですか？本日は●●の件でお電話いたしました。」

と簡単に伝え、話を続けてもいいかどうかを相手に確認してから本題に入ります。

もしも相手が不在で「戻りしだい、お電話させていただきますが・・・」と言われたときには、相手が取引先や目上なら、帰社時間をたずね

「こちらから、改めてお電話させて頂きます。」

というのが基本のルールです。

ただし、相手が非常に忙しく、話せる時間が分からない、または時間が限られているという場合には、相手からの電話を待ったほうがいいこともあります。

ビジネス電話では、どんな時でも相手の状況を考えて応対するようにしていきましょう。