名指し人が予定時間を過ぎても帰ってこない時は

名指し人が不在の時に、「こちらからお電話させていただきます」と折り返し電話する旨を伝えておいた時に、名指し人が予定の時間を過ぎても帰社せずに、同じ相手からまた電話が掛かってくるケースがあります。

このような時には、まず一番最初にお詫びを伝えておきましょう。

基本的には「申し訳ございません」という応対をしますが、相手から何度も電話を受けているのなら「何度もお電話を頂いているのに申し訳ございません」といったように、具体的にお詫びを伝えましょう。

このように具体的にお詫びを伝えることで、相手にも誠意が伝わり、納得してもらえるようになります。

次はさらに具体的にお詫びを述べます。

「加藤は○○時に帰社予定でしたが、遅れております。戻り次第、こちらからお電話させていただきます。」

このように、名指し人が戻ったら必ず折り返しの電話をすることを伝えておきましょう。

一方、相手に「至急、連絡を取りたい。」と言われたら、次のように応対します。

「加藤に連絡を取りますので、折り返しこちらからご連絡させていただいてもよろしいでしょうか？」

このように相手に了承をとってから、名指し人の携帯などに連絡を入れ、すぐに相手に折り返しの電話をしてもらうように頼みましょう。

しかし、名指し人が営業職で取引先との商談が長引いているなどの理由で、連絡がつかないということがあります。

このように、名指し人と連絡がつかない時には、あなたが相手に電話をして、名指し人と連絡がつかないなど経過を報告しておきましょう。