名指し人が外出中の時の応対

ビジネスシーンでは、とった電話の相手から別の人への取り次ぎを依頼されることも珍しくありません。

例えば、「○○部の加藤さんをお願いします」といったような依頼です。

この時に、取り次ぐべき名指し人にすぐに電話を取り次ぐことが出来れば問題ないのですが、残念ながら名指し人が不在であるケースは珍しくありません。

このような時、どのような応対をしたらよいのでしょう？基本的には次のような流れで応対することになります。

「申し訳ございません。加藤はただいま外出中です。戻りしだい、こちらからお電話させていただきます」

このように、担当者が戻りしだい、こちらから折り返し電話する旨を伝えます。

この時に、以下の2つの事を使えるようにしましょう。

「申し訳ございません」
・・・名指し人が不在であることに対するお詫び

「加藤は外出中です」
・・・電話に出られない理由

理由については、外出中である以外にも「会議中」「休暇中」「帰宅」など様々な理由があります。

その日に出社しない予定の場合には、出社する日を相手に伝えておきましょう。

また、名指し人が不在の時の応対には次のような方法もあります。

「こちらからお電話させていただきますが、いかがいたしましょう？」

これは相手に判断を任せる方法で、特に相手が下請け会社などの場合は、このように応対すれば相手にとっても気が楽になりますし、尋ねても失礼にはあたりません。

「いかがいたしましょうか？」と尋ねるだけでは、相手がどうしていいか判断に迷うこともありますので、先にこちらから「こちらからお電話させていただきますが」と一言聞いておいたほうが、相手も判断がしやすく親切でしょう。

もし、折り返し電話がいらないと言われた場合にも、「なにかご伝言はありませんか？」と伝言の有無を尋ねましょう。

電話の最後には「私、○○が承りました。お電話ありがとうございます」と自分の名前とお礼の言葉を伝えます。

ここで気をつけなければならないのが、名指し人が戻ったら伝えようと思っていたのに、忘れてしまうケースです。

電話を受けたら、名指し人には確実に伝えるようにしましょう。相手が「こちらから電話します」と言った場合でも、電話があったことは伝えなければなりません。

相手の名前と社名、何時に電話があったか、折り返しの電話が必要かどうか、伝言などの情報を簡潔にまとめて、名指し人に必ず伝えましょう。