名指し人が会議中の時のビジネス電話の応対

ビジネス電話ではよく電話を取り次がなくてはならない場面があります。もし、名指し人が会議などで席を外している場合は、次のような応対をしましょう。

「申し訳ございません。加藤はただいま会議中です。戻りしだい、こちらからお電話させていただきます」

このように、担当者から折り返し電話させる旨を伝えましょう。

また、会議の終了時間を伝える場合には

「○時頃、戻る予定になっております」と時間に含みを持たせましょう。

会議が時間通りに終わるか分かりませんし、もし時間通りに終了しても、すぐに電話を掛けれない可能性もあるからです。

もし、会議中であっても電話を取り次いでよいと言われているときには,

「ただいま呼んで参りますので、少々お待ちいただけますでしょうか？」と相手に断りを入れてから、名指し人に取り次ぎましょう。

また、社内にいて席を外している場合もありますが、その時にはこのような応対をしましょう。

「ただいま席を外しておりますが、間もなく戻りますので、戻りしだい、こちらからお電話させていただいきます。」

ビジネス電話の応対では、「保留で相手を待たせる時間は30秒」という基本ルールがあります。

電話を保留にして名指し人を探しにいったり、様子を見に行ったりすると、相手を長く待たせることにもなります。

このような場合は、保留にするよりも、折り返しの電話を約束したほうがよいでしょう。