ビジネス電話のスムーズな応対の流れを理解しましょう

ビジネス電話のスムーズな対応

電話応対への苦手意識をなくすためにも、まずはビジネス電話応対の基本的な流れを理解することが大切です。

基本的な流れは以下のとおりなので、しっかりと覚えておきましょう。

1.電話に出る

2.挨拶して名乗る

3.相手の要望、用件を聞く

4.要望、用件に即した応対をする

5.挨拶して電話を切る

さらに、電話応対の際には4つの大切なポイントがあるので、ここではそれぞれのポイントについて説明をしていきます。

電話に出た時に明るく挨拶をすると、相手に対して好印象を与えます。

第一印象の良し悪しは、その後の会話に影響を与えるだけではなく、会社のイメージを左右する大切な要素になりますので、出来るだけ明るく元気に話をするように心掛けましょう。

ビジネス電話の応対の際には、出来るだけ丁寧に話すようにしましょう。

聞き取りやすく、また礼儀を持って応対することで、相手に誠意を伝えることが出来ます。

ビジネス電話において、正確で迅速な応対は特に大切で必要とされる要素です。いくら明るく丁寧に応対しても、相手の言うことを聞き間違えたり、取次ぎ先を間違えてしまったのでは、相手に不快感を与えてしまいます。

電話の内容には一刻も早く対処、または解決しなければならないような案件が含まれている場合もあります。このような場合には、電話に対して迅速に応対することが求められます。

この4つのポイントを押さえた電話応対をするためには、社内においては常に電話が鳴る可能性があることを自覚することが大切です。

会社への電話を受けることは決して「その他の仕事」ではなく、自分に与えられたれっきとした業務であると心得ておきましょう。

電話のベルが鳴ったら、3コール以内に出るのがビジネス電話の基本でありマナーです。

誰かが出てくれるだろうと、ほったらかしにせず、自分が率先して出るようにすることで、電話の相手だけではなく、あなたに対する社内の印象も良くなります。

さらに、率先して電話に出るだけではなく、すぐに電話の内容をメモするためにも、机の上には常にペンとメモ帳を用意しておくことも大切です。

電話が鳴ったら、意識して利き手とは逆の手で取るようにすることで、利き手でメモを取ることが出来ます。

電話をしながら、相手の名前や用件をすぐに書けるようにしておきましょう。メモを書くことは、相手の用件や伝言の内容の間違い防止にもつながります。

こうやって電話に対する準備をしておけば、急に電話が掛かってきてもうろたえることが無くなるでしょう。

会社では、電話だけでなく社内間での伝言を受けることがありますから、常にメモを取る習慣をつけておくことをおすすめします。