ビジネス電話で伝言を頼まれたときは

伝言メモを忘れずに用意しましょう。

ビジネス電話において、伝言メモは大切なツールです。会社が専用フォーマットを用意していないときは、自分で使いやすいものを作っておきましょう。

伝言メモには日時や相手の名前、社名、連絡先、用件のほかに、相手が折り返し電話を希望しているのか、相手からまた電話すると言ったのか、何も希望しなかったのかなど、その後の連絡について記入します。

これはチェック形式にしておくと便利でしょう。

また、急ぎの用件なのか、そうでないのかも必ず書き添えます。

急ぎの場合には、名指し人も素早く応対する必要があるので、時に注意して伝言メモを扱わなければなりません。

伝言を受ける時にはいくつかのケースがあります。

最初から「伝言をお願いできますか？］と頼まれるときもありますし、「戻りしだい、こちらかｋらお電話させて頂きますが、いかがいたしましょうか？」と聞いてから「では伝言を・・・」と頼まれるケースがあります。

どちらにせよ、「かしこまりました。伝言を承ります。」と最初に言ってから用件を伺います。

その時には、利き手にペンを持ち、目の前には伝言メモを忘れずに用意しましょう。