電話の相手を待たせるときは

相手を待たせる時は「少々お待ちください。」

ビジネスシーンでの電話応対の際には、電話を受けてから担当者へ取り次ぐ時や、何か確認が必要なときなど「少々お待ちください」と保留ボタンを押すことあります。

ここでの「少々」とは具体的な時間にして30秒以内のことを指します。

この30秒を過ぎてしまうと、相手は対応が遅いと感じてしまいます。

基本的にビジネス電話で相手を長く待たせるのは失礼にあたりますので、出来るだけ避けなければなりません。

また、全体の用件も3分以内で終わらせるのが良いとされています。例え相手がフリーダイヤルで掛けてきていたとしても、ダラダラと話をするのはビジネスシーンにおいてはＮＧ行為です。

電話を保留する時間が30秒以上になると思ったら「しばらくお待ちください」と最初に告げた方がよいでしょう。

また、1分以上なら「数分ほどお待ちいただいてもよろしいでしょうか？」と確認しましょう。

その時でも「調べておりますので」「担当者に確認しますので」と待たせる理由も伝えておきましょう。

もし、途中で予想外に時間がかかると判断した場合には、一度保留を解除して「お調べするのに時間がかかっておりますので、もう少しお待ちいただけますか？」と聞いておいたほうが、相手に安心感を与える事が出来ます。

5分以上掛かりそうなら、「お時間が掛かりそうなので、こちらから折り返しお電話させていただいてもよろしいでしょうか？」と、相手に都合をたずねてから対処しましょう。

ただし、待たせるのが失礼だからといって、慌てて対処しないようにしましょう。

慌ててしまうと、相手の用件を聞き間違えたり、伝えなければならないことを忘れるといったトラブルにつながります。

相手を待たせる時には、待ってもらう理由や掛かる時間などを具体的に伝えておきましょう。