自分では対処できないビジネス電話がかかってきたら

要件が自分で対処できない場合のビジネス電話の対処

電話を受け、用件を聞きながら、自分では対処できない事柄なので専門の担当者に回したほうがいいと判断したときは、素早く応対する必要があります。

話を遮るのは悪いと思い聞き続けると、専門的な話のばあい、担当者に代わったとき相手は2度同じ話をしなければならない可能性が出てくるからです。

電話を掛けた相手が不愉快な思いをする原因の一つに「同じ話を何度もさせられる」ということがあります。

ビジネス電話では、相手に同じ事を二度言わせないよう配慮する必要があります。

たとえ相手が話している最中であっても、自分では対処できない事柄だと判断した場合には

「お電話の途中で申し訳ございません。その件は私では分かりかねますので、詳しい者に代わります。」

と失礼にならないよう、その旨を伝えます。

このとき、相手の用件を聞き間違えていないか確認するためにも

「見積もり書の件でございますね？」

「修理の件でございますね？」

など、概要を復唱したほうが確実です。

名指し人がいない場合は、話の内容から該当する部署に概要を説明してから、担当者に応対してもらいます。

また、該当する担当者が不在のときは、折り返し電話をする旨を伝えて、相手の連絡先を聞いて対処すればいいでしょう。

名指し人のへの取次ぎを頼まれ、不在を伝えたとき、さらに相手が「すみません。お分かりになればいいのですが、○○さんから送っていただいた見積もり書の内容について・・・」と聞いてくるケースもあります。

その場合にも、自分では分からないときは曖昧な答えをせずに

「大変申し訳ございません。その件は○○が担当なので私には分かりかねます。折り返し、○○から連絡させていただきます。」

と伝えましょう。

このような場合には相手は急いでいることが多いので、名指し人に伝言するときには「急いでいたので、早急に対処して下さい。」などと、相手の状況を伝えておきましょう。

また、同じように先方が急いでいる様子の場合は、名指し人が不在であっても、担当部署に分かる人間がいる場合には、そこで対処してもらうという方法があります。

この場合には

「大変申し訳ございません。私では分かりかねますので、担当部署をおつなぎいたします。少々お待ちいただけますか？」

と言ってから、担当部署に用件を伝えて取り次ぎましょう。