かかってきた電話に出られない

社内に一人しかいなくて電話に出られない

ビジネス電話では「電話には3コール以内で出る」というルールがあります。しかし、実際には無理な状況も多々あるものです。

たとえば、社内に自分一人しかいないとき、電話を受けている最中に他の電話が掛かってきた場合などです。

受けている電話がすぐに終わるものならばよいのですが、そうでない場合は受けている電話を一旦保留にして、掛かってきた電話を受けなければなりません。

そのときには焦らずに、受けている電話の相手に

「お話の途中、大変申し訳ないのですが、ただいま別の電話が入っておりまして、恐れ入りますが、少々お待ちいただけますでしょうか？」

と告げて、相手が了承してから保留にします。そして新しい電話を受けたらまずは

「大変お待たせ致しました。」

とお詫びをしてから

「ただいま、取り込んでおりまして、折り返しこちらから、ご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか？」

と尋ねましょう。

相手が了承したら、素早く相手の名前や電話番号を聞き、復唱と確認をしてから、元の電話に戻ります。

このようなときは、早く対処しようとして慌ててしまいがちですが、折り返し電話をするためには相手の名前と電話番号が必要です。

必ず復唱して、間違えのないように気をつけましょう。