ビジネス電話では伝言は必ず復唱しよう

承たまわった伝言はしっかり復唱を

伝言を聞いたら、復唱することが必要です。伝言を受けるのに一番大切なのは、相手の言葉を正しく名指し人に伝えることだからです。

電話に慣れていないと、早く電話を切ろうと焦る気持ちになりますが、復唱して内容が正しいことを確認すれば自分も安心しますし、落ち着いて応対できるようになります。

特に間違えやすいのが、電話番号や日時などの数字です。たとえば「3」と言われて自分も「3」と認識しているともりなのに、メモには「2」と書いてしまうようなことが数字では時々あります。

間違ったまま伝えるとトラブルの可能性がありますから、復唱は習慣づけてください。

もし、聞き取った内容が間違っていたら、お詫びをして、もう一度言ってもらってから、内容を復唱します。

「この内容でよろしいですか？」と相手に確認するか、短い内容なら「○○のことですね？」と相手に聞く形で復唱してもいいでしょう。

復唱した内容が正しければ

「かしこまりました。私、○○が承りました。○○が戻りましたら、○○様からのご伝言を申し伝えます。」

と、必ず自分の名前を含めて言いましょう。